Worauf kommt es an bei der Urlaubsvorbereitung? Die ersten Kolleginnen und Kollegen sind im verdienten Sommerurlaub, einige kommen aus dem Pfingsturlaub zurück. In diesem Beitrag gebe ich vier Tipps, wie Sie als Fach- und Führungskraft Ihre Abwesenheit so vorbereiten, dass Ihr Urlaub und die Rückkehr entspannt sind.
Tipp 1: Die eigene Erreichbarkeit klar kommunizieren ist Teil der guten Urlaubsvorbereitung.
Eine gängige Meinung ist: Wer sich erholen will, sollte nicht ständig erreichbar sein. Und das gilt auch für Führungskräfte. Gleichzeitig berichtet viele von der Erfahrung, dass es erholsamer ist, gelegentlich mitzubekommen, dass alles läuft und auch bei kritischen Projekten nach der Rückkehr „keine Katastrophen“ warten.
Mein Tipp für gute Zusammenarbeit: Sprechen Sie sich ab, wie Sie Ihre Erreichbarkeit handhaben möchten und wer Sie wann erreichen soll. Je klarer Ihre Absprachen sind, desto wahrscheinlicher ist, dass alle Beteiligten sich daranhalten und der erwartete Erholungswert groß ist.
Ein Beispiel: „Ich rufe alle drei Tage meine E-Mails ab und lese zumindest die persönlichen Mails, die mit ‚Dringend‘ gekennzeichnet und direkt an mich gerichtet sind.“ Oder: „Bitte schicke mir bei wichtigen Themen eine SMS. Ich schaue jeweils abends aufs Handy und rufe am nächsten Morgen zurück.“
Tipp 2: Zuständigkeiten festlegen und transparent machen.
Wenn die Verantwortlichkeiten im Team klar sind, ist das ganz generell eine wichtige Voraussetzung für erfolgreiche und zielführende Zusammenarbeit.
Es lohnt sich deshalb, unabhängig von der Urlaubszeit, immer wieder über Rollen und Zuständigkeiten im Team zu sprechen. Dabei geht es nicht nur um die „formale Zuständigkeit“, also die Fragen „Wer entscheidet was?“ und „Wer ist für was verantwortlich?“ ist. Es geht auch darum, die Erfahrungen und Kompetenzen innerhalb eines Teams transparent zu machen, damit auch in Situationen, in denen die formale verantwortliche Person nicht erreichbar ist, eine Lösung entwickelt werden kann.
In vielen Fällen ist die formale Struktur eines Teams oder einer Organisation und die informelle Struktur nicht deckungsgleich. Das bedeutet: Auch wenn die Zuständigkeiten klar sind, haben sich trotzdem Kommunikationswege etabliert, die zu einer schnelleren Lösung des Problems führen.
Die Urlaubszeit kann eine Chance sein, Verantwortlichkeiten explizit zu benennen und zu überprüfen, ob die formale Struktur noch angemessen ist.
Beispiel: „Bei allen Fragen oder Problemen mit der Software XY hilft der Support weiter. Aber auch Kollegin Paul kennt sich hervorragend aus. Sie könnte eine schnelle und direkte Ansprechperson sein.“
Tipp 3: Rechtzeitig mit der Planung anfangen.
Wenn es sich nicht um einen spontanen Kurzurlaub handelt, ist eine langfristige Planung sinnvoll. Wenn Sie in Ihrem Kalender rechtzeitig Ihre Abwesenheit notieren, haben Sie selbst und andere das bei der Planung im Blick. Das ist ein erster Schritt für die perfekte Urlaubsvorbereitung. So sind Sie nicht von einer wichtigen Frist am ersten Arbeitstag nach dem Urlaub überrascht, oder verpassen, Ihre Vertretung bei einer wichtigen Projektbesprechung oder Veranstaltung zu klären.
Was für die individuelle Zeit- und Aufgabenplanung selbstverständlich ist, gilt insbesondere für Themen, bei denen andere etwas von Ihnen benötigen. Wenn Sie bei der Urlaubsvorbereitung im Blick behalten, wie Ihre Abwesenheit die Aufgaben und Projekte anderer im Team beeinflusst, können Sie sicher sein, dass es auch ohne Sie weitergeht.
Dabei können ein paar Notizen helfen, die Sie vor Ihrem Urlaub mit einer Stellvertretung oder den verantwortlichen Personen in einer kurzen Übergabe besprechen. Wenn offene Themen rechtzeitig geklärt sind, können Sie entspannt in den Urlaub gehen.
Eine angenehme Nebenwirkung: Sie denken immer mal wieder an den bevorstehenden Urlaub und freuen sich darauf. Diese Vorfreude auf den Urlaub kann positiven Einfluss auf die Erholung haben.
Tipp 4: Willkommen zurück: Planen Sie den ersten Arbeitstag.
Der Urlaub ist vorbei. Willkommen zurück. Gute Vorbereitung vor dem Urlaub hilft, dass die Erholung nicht nach ein, zwei Arbeitstagen schon wieder dahin ist. Nehmen Sie aber auch die ersten Arbeitstage nach dem Urlaub in den Blick. Zwei einfache Tipps:
- Nehmen Sie sich für den ersten Arbeitstag nicht zu viel vor. Insbesondere nach einer längeren Abwesenheit braucht es Zeit, sich wieder einen Überblick zu verschaffen und die eigene Mailbox zu bearbeiten. Planen Sie mindestens am ersten Arbeitstag nur wenige Termine ein und reservieren Sie sich genügend Zeit, um wieder auf den aktuellen Stand zu kommen.
- Sprechen Sie mit jeweils kurz mit den Personen, die Sie vertreten haben. Auch hier hilft eine kurze Übergabe, um zu schauen, welche Themen erledigt sind und was noch offen ist. Meistens ist das schneller und effizienter, als sich durch lange E-Mail-Verläufe oder Besprechungsprotokolle zu arbeiten.
Genießen Sie Ihren Urlaub!
Meine Überlegungen in diesem Beitrag beziehen sich auf die interne Kommunikation und direkte Zusammenarbeit mit anderen. Wenn Sie in Ihrem Job viel mit Kunden oder anderen externen Personen zu tun haben, sind Vertretungsregelungen noch wichtiger.
