Dieses Beratungstool basiert auf medienpsychologischen Modellen, die eine Passung von Medieneigenschaften und Kommunikationsaufgaben als Erfolgskriterium für gelingende Kommunikation beschreiben. In der Abbildung ist als ein Beispiel die Media Richness-Theorie von Daft und Lengel (1986) dargestellt. Die Theorie unterscheidet Kommunikationsaufgaben auf den beiden Dimensionen Mehrdeutigkeit und Unsicherheit. Die Mehrdeutigkeit bezieht sich auf die Frage, ob eine Situation oder ein Problem und das Ziel, das sich daraus ergibt, eindeutig und klar definiert werden kann. Es geht also um die Frage, ob das Ziel klar ist.
Die Unsicherheit bezieht sich auf die Differenz zwischen den für eine Aufgabe notwendigen Information, die dem Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin bekannt sind und die bereits im Unternehmen vorhanden sind. Es geht also um die Frage, ob die Lösung klar ist.
[ds_preview]
Zentrale Idee der Theorie ist: Reichhaltige Medien eignen sich besonders gut, wenn die Kommunikationsaufgabe mehrdeutig ist. Zur Reduktion von Unsicherheit (was z.B. durch das Übermitteln notwendiger Fakten, die zur Erledigung einer Aufgabe notwendig sind, erfolgen kann) sind weniger reichhaltige Medien besser geeignet.
Zuerst werden Kommunikationsaufgaben gesammelt, die im Führungsalltag eine Rolle spielen. Eine Leitfrage lautet: Wo gab es in der letzten Zeit in Bezug auf die Kommunikation mit Ihren Mitarbeitenden oder innerhalb des Teams Schwierigkeiten oder unzureichende Ergebnisse? Um welche konkrete Arbeitsaufgabe ging es dabei? Außerdem werden Aufgaben, Informationen, Deadlines oder Diskussionspunkte notiert, die in den nächsten Tagen an Mitarbeitenden kommunizieren werden sollen und die einzelnen Kommunikationsaufgaben auf den Dimensionen „Mehrdeutigkeit“ und „Unsicherheit“ sortiert. Hier geht es um die Perspektive der Mitarbeitenden: Wo ist das Ziel nicht klar? Wo ist die Lösung nicht klar? Im nächsten Schritt wird das bisherige Kommunikationsverhalten reflektiert und daraus Veränderungsstrategien abgeleitet. Dabei unterstützten folgende Leitfragen:
- Welche Medien nutze ich bisher für die Kommunikation mit meinen Mitarbeitenden? Welche anderen Kommunikationsformen gibt es (z.B. Meetings, Berichte, Projektpläne)?
- Welche erlebe ich als besonders effizient und zielführend? Welche „nerven“ mich oder kosten aus unnötige Zeit?
- Passt die Reichhaltigkeit des verwendeten Mediums zur Aufgabe und zum Kommunikationsziel?
- Was möchte ich verändern? Was ist mir klar geworden?
