Ein Coaching-Vertrag klärt, welche Leistung vereinbart ist, wer sie bezahlt und wie die Zusammenarbeit abläuft. Er sollte außerdem verständlich machen, was vertraulich bleibt und wie Termine, Änderungen oder eine Beendigung geregelt werden. Darüber hinaus brauchen Coach und Coachee ein gemeinsames Verständnis ihrer Rollen und Erwartungen.
Dieser Leitfaden verbindet die formalen Rahmenbedingungen mit dem psychologischen Vertrag. Die Checklisten helfen Ihnen, offene Punkte zu erkennen und das Startgespräch vorzubereiten. Sie sind kein verwendungsfertiger juristischer Mustervertrag.
Inhalt des Beitrags
Formaler und psychologischer Vertrag
Der formale Vertrag beschreibt insbesondere Leistung, Beteiligte, Vergütung und organisatorische Bedingungen. Der psychologische Vertrag meint die gemeinsam geklärten Erwartungen: Wie arbeiten wir miteinander? Wer übernimmt welche Verantwortung? Welche Themen und Grenzen sind uns wichtig?
Beides gehört zur Auftragsklärung. Eine schriftliche Vereinbarung über sechs Termine beantwortet noch nicht, ob der Coachee konkrete Ratschläge erwartet oder eigene Handlungsmöglichkeiten entwickeln möchte. Umgekehrt ersetzt ein gutes Gespräch über Ziele keine transparente Honorarvereinbarung.
Klären Sie die Rahmenbedingungen, bevor kostenpflichtige Leistungen beginnen. In Unternehmen kann dafür ein längerer Abstimmungsprozess nötig sein. Wenn vorhandene Einkaufsbedingungen oder Vertragsvorlagen eingesetzt werden, prüfen Sie insbesondere, ob Berichtsanforderungen zur zugesagten Vertraulichkeit passen.
Was wird im Coaching zugesagt?
Beschreiben Sie die Leistung so konkret, dass beide Seiten dieselbe Vorstellung haben: beispielsweise vier Einzelgespräche von jeweils 90 Minuten, eine vereinbarte Vorbereitung und ein gemeinsamer Abschluss. Unterscheiden Sie diese Leistung vom erhofften Ergebnis, etwa einer Beförderung oder einer dauerhaft konfliktfreien Zusammenarbeit.
Der Dienstvertrag nach § 611 BGB betrifft die vereinbarten Dienste gegen Vergütung; beim Werkvertrag steht demgegenüber ein bestimmter geschuldeter Erfolg im Vordergrund. Welche Einordnung für ein konkretes Coaching-Angebot gilt, hängt von seiner Ausgestaltung ab. Die Bezeichnung „Coaching“ allein beantwortet das nicht. Versprechen Sie deshalb keine Ergebnisse, die Sie nicht verlässlich erbringen können.
Eine schriftliche Vereinbarung ist praktisch hilfreich, weil sich Absprachen später nachvollziehen lassen. Ob besondere Form-, Informations- oder Widerrufspflichten zu beachten sind, ist gesondert zu prüfen. Das gilt besonders bei Online-Angeboten und Verträgen mit Verbraucherinnen und Verbrauchern. Lassen Sie rechtliche Klauseln für Ihr konkretes Geschäftsmodell prüfen, statt sie ungeprüft aus einer fremden Vorlage zu übernehmen.
Checkliste für den formalen Coaching-Vertrag
Gehen Sie die folgenden Punkte durch und markieren Sie jeweils: geklärt, offen oder nicht relevant. Formulieren Sie zu jedem offenen Punkt eine Frage und bestimmen Sie, wer sie bis wann beantwortet.
- Beteiligte: Wer schließt den Vertrag, wer wird gecoacht, wer zahlt und wer darf Änderungen vereinbaren?
- Gegenstand: Welches Anliegen wird bearbeitet? Welche Leistungen sind enthalten und welche ausdrücklich nicht? Wie wird mit einem neuen Thema umgegangen?
- Umfang und Ablauf: Wie viele Termine sind vorgesehen, wie lange dauern sie und in welchem Zeitraum finden sie statt? Wo oder über welchen Kommunikationsweg wird gearbeitet?
- Vergütung: Was kostet die vereinbarte Leistung insgesamt beziehungsweise pro Einheit? Wie wird Umsatzsteuer ausgewiesen oder die gegebenenfalls einschlägige Behandlung erläutert? Sind Vor- und Nachbereitung enthalten?
- Zusatzkosten: Können Reise-, Raum- oder Testkosten entstehen? Wie werden sie vorab abgestimmt?
- Zahlung: Wann wird abgerechnet, wann ist die Rechnung fällig und wer ist die richtige Rechnungsadresse?
- Terminausfall: Wie können beide Seiten verschieben oder absagen? Welche wirksamen Regelungen gelten für mögliche Ausfallkosten?
- Unterbrechung und Ende: Wie werden Pause, Kündigung und Abschluss behandelt? Was geschieht mit bereits vereinbarten Terminen oder vorausgezahlten Leistungen?
- Vertraulichkeit und Daten: Was wird dokumentiert, wer erhält welche Information und wie werden Unterlagen geschützt? Welche Informationen zur Datenverarbeitung sind bereitzustellen?
- Materialien und Aufnahmen: Wie dürfen bereitgestellte Arbeitsblätter genutzt werden? Welche gesonderten Vereinbarungen sind für Fotos, Ton oder Video erforderlich?
- Verantwortung und Grenzen: Welche fachlichen Pflichten übernimmt der Coach? Wann wird weitere Unterstützung benötigt? Wie werden Ausfälle des Coachs oder notwendige Änderungen behandelt?
- Rechtliche Ausgestaltung: Passen Haftung, Kündigung, Datenschutz und sonstige Klauseln zum Angebot und zum geltenden Recht? Wer prüft die endgültige Fassung?
Verwenden Sie keine pauschale Aussage, wonach der Coachee für alles allein verantwortlich sei. Eigene Entscheidungen des Coachees und die Verantwortung des Coachs für die professionelle Leistung sind unterschiedliche Fragen. Auch ein allgemeiner Haftungsausschluss ersetzt keine sorgfältige Vertragsgestaltung.
Wenn ein Unternehmen das Coaching bezahlt
Bei mehreren Beteiligten reicht eine Honorarvereinbarung mit der Personalabteilung nicht aus. Der Coachee muss wissen, welche Ziele vorgeschlagen wurden und welche Rückmeldungen das Unternehmen erwartet. Eine Rechnung oder Terminbestätigung ist etwas anderes als eine Einschätzung zu persönlichen Themen oder zur Eignung für eine Führungsrolle.
Halten Sie fest, wer am Start- und Abschlussgespräch teilnimmt und wie neue Erwartungen abgestimmt werden. Der Beitrag Auftraggeber im Coaching zeigt, wie Sie unterschiedliche Interessen klären können. Vereinbarungen zur Mitschrift und zum Ergebnisprotokoll finden Sie bei der Dokumentation im Coaching.
Das Honorar nachvollziehbar kalkulieren
Eine einzelne Stundenzahl sagt wenig darüber aus, ob ein Honorar tragfähig ist. Berücksichtigen Sie Ausbildung und Erfahrung, Spezialisierung, Umfang des Auftrags, Vor- und Nachbereitung, Raum- und Reisekosten sowie die Zeit für Akquise, Verwaltung, Weiterbildung und Ausfälle. Nicht jede Arbeitsstunde lässt sich abrechnen.
Eine erste betriebswirtschaftliche Orientierung lautet: erforderlicher Jahresumsatz geteilt durch realistisch abrechenbare Einheiten. Das Ergebnis ist eine Kalkulationshilfe, kein Marktpreis und keine Honorarvorgabe eines Verbands.
Fiktives Rechenbeispiel: Wenn Sie für Ihre Planung 72.000 Euro Jahresumsatz vor Umsatzsteuer benötigen und 480 abrechenbare Stunden ansetzen, ergeben sich rechnerisch 150 Euro pro abrechenbarer Stunde. Damit ist noch nicht geklärt, ob Ihre Kostenannahmen stimmen, ob dieser Preis am Markt erreichbar ist und welche Leistungen er umfasst. Ändern Sie deshalb die Annahmen und prüfen Sie, wie empfindlich Ihre Rechnung reagiert.
Ein kurzer Einzelauftrag kann einen anderen Organisationsaufwand verursachen als eine längere Zusammenarbeit. Auch Zielgruppe und Auftragssituation beeinflussen die Preispositionierung. Begründen Sie Unterschiede durch das Angebot und den Aufwand; die berufliche Stellung einer Person allein erklärt noch keinen Preis.
Reflexionshilfe: mein Honorar
Beantworten Sie zunächst aus Sicht Ihrer Zielgruppe und anschließend für Ihre eigene Kalkulation:
- Welcher Preis wäre für dieses konkrete Angebot zu hoch? Woran würde die Person das festmachen?
- Welcher Preis wäre teuer, aber bei nachvollziehbarem Nutzen noch akzeptabel?
- Welches Verhältnis zwischen Umfang, Leistung und Preis wäre überzeugend?
- Bei welchem sehr niedrigen Preis könnten Zweifel am Angebot entstehen? Ein niedriger Preis beweist allerdings keine geringe Qualität.
- Welches Mindesthonorar brauche ich unter realistischen Annahmen?
- Welches Honorar möchte ich in drei Jahren erreichen, und welche Weiterentwicklung meines Angebots würde dazu passen?
Ihr nächster Schritt: Schreiben Sie einen Angebotssatz mit Leistung, Umfang und eindeutigem Preis. Lassen Sie eine unbeteiligte Person wiedergeben, was sie dafür erhalten würde. Unklarheiten in dieser Wiedergabe sind Hinweise auf eine zu vage Leistungsbeschreibung.
Den psychologischen Vertrag ausdrücklich besprechen
Erwartungen entstehen auch dann, wenn niemand über sie spricht. Fragen Sie deshalb zu Beginn nicht nur nach dem Ziel, sondern auch nach der gewünschten Zusammenarbeit. Sie können folgende Fragen direkt im Erstgespräch verwenden:
- Was erwarten Sie von mir: Fragen, Rückmeldung, Struktur, fachliche Hinweise oder etwas anderes?
- Welche Themen möchten Sie bearbeiten, und welche möchten Sie derzeit nicht vertiefen?
- Welche Befürchtungen haben Sie im Hinblick auf das Coaching?
- Woran merken wir, dass eine Übung nicht passt oder eine Pause nötig ist?
- Wie möchten Sie auf Widersprüche oder mögliche blinde Flecken angesprochen werden?
- Was können Sie zwischen den Terminen ausprobieren, und welche Unterstützung fehlt Ihnen dafür?
- Wie gehen wir damit um, wenn sich Ziel oder Auftrag verändern?
Fassen Sie die Vereinbarung zusammen und holen Sie eine Korrektur ein. Zum Beispiel: „Sie möchten Ihre Entscheidung selbst treffen und wünschen sich vor allem Fragen, die Ihre Kriterien klarer machen. Fachliche Hinweise biete ich Ihnen ausdrücklich als solche an. Wenn eine Frage zu weit geht, sprechen Sie das an, und wir klären das weitere Vorgehen. Passt das?“
Mitwirkung bedeutet gemeinsame Verantwortung
Coaching lebt von aktiver Beteiligung. Das bedeutet nicht, dass der Coachee Anweisungen befolgen muss. Wenn ein vereinbarter Schritt nicht umgesetzt wurde, fragen Sie zunächst nach: War er sinnvoll, realistisch und selbst gewählt? Fehlten Zeit, Befugnisse oder Unterstützung? Hat sich das Ziel verändert?
Begriffe wie Compliance oder Adhärenz stammen aus Behandlungskontexten. Für die Gestaltung eines Coaching-Auftrags ist es hilfreicher, konkret über Zusammenarbeit, Selbstbestimmung und passende nächste Schritte zu sprechen. Die Bereitschaft, einen Versuch zu machen, ersetzt weder die Qualität der Begleitung noch geeignete Rahmenbedingungen.
Der ICF-Ethikkodex beschreibt die gemeinsame Vereinbarung von Rollen, Verantwortung, Vertraulichkeit und finanziellen Bedingungen als professionellen Standard. Er liefert damit eine Orientierung für die Vertragsklärung, aber keinen Nachweis, dass eine bestimmte Formulierung den Coaching-Erfolg sichert.
Die eigenen Spielregeln reflektieren
Notieren Sie vor Ihrem nächsten Erstgespräch drei Bedingungen, die Sie für eine gute Zusammenarbeit benötigen, und begründen Sie jede davon. Unterscheiden Sie organisatorische Regeln, fachliche Grenzen und persönliche Vorlieben.
Fragen Sie sich: Welche Aufträge liegen außerhalb meiner Kompetenz? Wann bin ich selbst zu stark beteiligt? Wie reagiere ich auf andere Wertvorstellungen? Unterschiedliche Ansichten sind nicht automatisch ein Grund, eine Zusammenarbeit abzulehnen. Entscheidend ist, ob Sie respektvoll, fachlich angemessen und ohne verdeckte Überzeugungsabsicht arbeiten können.
Wenn ein Anliegen medizinische oder psychotherapeutische Abklärung verlangt, benennen Sie die Grenze Ihres Coaching-Angebots und besprechen geeignete Unterstützung. Überprüfen Sie auch während des Prozesses, ob der vereinbarte Rahmen noch trägt. Ein guter Vertrag wird verständlich vereinbart und bei Bedarf ausdrücklich neu geklärt.
Quellen
- § 611 BGB: Vertragstypische Pflichten beim Dienstvertrag; ergänzend die Abgrenzung von Dienst- und Werkvertrag bei der IHK München.
- International Coaching Federation: Code of Ethics, insbesondere Abschnitt 1.
